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如何用“一张A4纸”掌握会议流程

如何用“一张A4纸”掌握会议流程?31会议网教你高效会议的技巧。

1.召开会议通知表——在A4纸上整理会议通知

  年后开工第一天,Boss闭门开了一整天的会。除了身患节后综合症的员工之外,另一个最头痛的莫过于会议组织者了。“会议不了了之地结束”、“总是有人迟到,让人非常困扰”、“无法请来预期的必要的与会者”……建议今后将“会议通知表单”整理到一张A4纸上,并积极地活用它。

2.会议目的、议案表单——在A4纸上整理会议目的及议案

  【问】年初开会做计划,开着开着变成检讨大会,议题严重跑偏,怎么办?【答】建议制作一个“会议的目的、议案表单”,并在此基础上,制作一个“会议通知”,参与人即使发表了不对头的意见,也不会过于脱离主题,而且能够立刻修正过来。一张A4纸,轻松把握议题方向。www.lyjunjing.com

3.会议守则表单——用A4纸规正会议礼仪

  开会时,有的人会中途偷偷离席,去吸烟室吸烟,有的人会与旁边的人悄悄聊天,还有的人会因筋疲力尽而打瞌睡。你们公司的情况如何呢?也有类似的人吧?建议你制作一张“会议守则表单”,并事先分发给与会人员,或者是事先贴在会议室的桌子上。

4.会议座位更换表单——用A4纸改变会议气氛

  CEO、董事长出席的时候,是按照职位尊卑顺序排列座位的吗? 你的旁边坐的是谁? 你的对面坐的是谁? 大家总是按照固定的座位顺序坐吗?大胆地提出“更换座位”的意见吧,在A4纸上制作一个新的“会议座位更换表单”,并将其分发给所有与会人员如何?当然,为了防止座位固定下来,不要忘记不时地打乱座位顺序,并重新做一张座次表。

5.速成会议记录——在A4纸上整理会议记录

  你曾经接到过做会议记录的任务吗?而且,你曾经有过做出的会议记录就像“实况转播”一样,非常冗长,于是上司提醒你说“这个根本没法看啊!” 建议在会议结束之前发给在场的所有与会人员的一张A4纸“速成会议记录”。首先将会议记录格式化。会议记录的内容是很重要的,首先,我们要将会议的目的明确记录下来。www.huizhan0379.com

  接下来这一点是最重要的,即按事项分类记录会议的内容,这里也要分条记录清楚。这里的要点在于明确“汇报事项”、“已决事项”、“未决事项”,以及负责人。特别是已决事项,我们可以将其标记成灰色。

  会议记录只要将必要的要点清楚明了地记录下来,并在会议结束前让所有人员都能把握住会议的概要足矣。

6.议案提案表单——用A4纸避免会后纠纷

  会议过后经常出现“我没听说过这件事啊”、“即使你现在跟我说,我也不能立刻做完啊”之类的问题纠纷,如果将这件事写到“提案议案表单”上,然后返回给会议主办人,即可解决此类问题。

7.会议情况反馈表单——用A4纸对会议进行反馈

  会后总有人会抱怨“总是只有决策人在发丧意见”、“议题笼统,很难把握”、“会议时间太长了”、“大家似乎都讨厌出席会议”,建议你制作一个“会议情况反馈表单”,在会议结束后发给大家。增强与会人员的问题意识,提高其积极性,会议才会真正起到其本身的作用,开会才会有意义。

 

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分类:洛阳会议会展服务| 发布:会展网| 查看: | 发表时间:2013-3-1
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